Bạn thân mến!
Khi 2FBS đến công ty DCA(xin được giấu tên), điều đầu tiên được chứng kiến là những nhân viên ở đây có thái độ làm việc tiêu cực và gây ảnh hưởng tới tinh thần làm việc của đồng nghiệp khác, kéo theo năng suất làm việc chung tụt giảm nghiêm trọng.
Những nhân viên này giống như những con virus ẩn khuất trong các chương trình máy tính, thiệt hại mà họ gây ra ngấm ngầm lớn dần theo thời gian.
Nhân viên tiêu cực, họ là ai? Đặc điểm của họ là gì?
•Rụt rè, e ngại, không dám đứng ra đảm đương công việc,
•Hay kêu ca, phàn nàn,
•Cứng nhắc, bảo thủ,
•Nói xấu sau lưng người khác,
•Trốn tránh trách nhiệm, đổ lỗi cho người khác,
•Lan truyền các tin đồn thất thiệt khiến đồng nghiệp mâu thuẫn với nhau,
•Làm việc thường để nước đến chân mới nhảy,
•Làm ít, kể công nhiều,
•Thường trốn tránh các chương trình đào tạo, huấn luyện, team building, họp...
•3 phải, thừa nhận những điều bất hợp lý,
•Ngầm phá hoại uy tín của lãnh đạo bằng một chuỗi bất tận những lời chỉ trích ngấm ngầm...
Nguyên nhân của những tiêu cực này là gì?
- Đôi khi nó đến từ những thói quen, có thể từ thời thơ ấu cũng có thể từ môi trường làm việc cũ. Nó thường biểu hiện ở dạng phản ứng có điều kiện khi có tác nhân kích thích.
- Đôi khi nó được tạo ra do người quản lý một thời gian dài ít quan tâm, lắng nghe nhân viên, ngược lại họ luôn áp đặt công việc biến nhân viên trở thành những cỗ máy.
- Đôi khi nó xuất phát từ sự bất mãn của nhân viên khi mà họ không bao giờ được ghi nhận, ngược lại thì chỉ được nghe phê bình và trì trích hoặc bị giao quá nhiều việc chồng chéo lên nhau.
- Đôi khi do năng lực giải quyết công việc của nhân viên quá yếu kém, bị stress thường xuyên, không nhận thức được đúng vai trò của mình hoặc bị đặt sai chỗ ngay từ đầu.
- Nhiều nhân viên tỏ ra tiêu cực khi vỡ mộng về ảo ảnh môi trường làm việc cũng như các chế độ mà nhà tuyển dụng vẽ ra lúc đầu.
- Một số khác khi không được đáp ứng các nhu cầu chủ đạo mà họ coi trọng cũng sẽ xảy ra tình trạng tiêu cực.
Bức Thư Thứ 3: KHI LÃNH ĐẠO NÓI NHÂN VIÊN KHÔNG HIỂU, KHÔNG NGHE,KHÔNG LÀM. PHẢI LÀM SAO?
Thông thường nhu cầu của nhân viên được chia làm 4 nhóm chính:
+ Nhóm mong muốn được yêu thương,
+ Nhóm mong muốn kiếm được nhiều tiền,
+ Nhóm mong muốn được ghi nhận thành tích, được tôn trọng,
+ Nhóm mong muốn được thăng tiến lên các chức vụ cao hơn.
Với những nhân viên này, chúng ta sẽ phải xử lý ra sao?
Dưới đây là một số chiến lược nhằm giúp các nhà quản lý xóa bỏ môi trường tiêu cực:
b.Nếu những nhân viên này có năng lực và có thể cải tạo, trước tiên bạn hãy tìm cách tương tác thường xuyên để thấu hiểu họ hơn và có biện pháp cải tạo phù hợp :
- Lưu ý: Khi góp ý, phê bình hãy đối diện 1-1, khi ghi nhận ngợi khen hãy làm trước tập thể.
2.Nguyên tắc thảo luận:
- Khi thảo luận, hãy cụ thể về thứ bạn muốn: Không nên sử dụng những khái niệm chung chung sẽ là sai lầm khi thảo luận về một hành vi cụ thể.
Ví dụ: cách diễn đạt “Tôi không thích thái độ của anh. Tôi muốn anh thay đổi nó.”. Cách nói này khá an toàn, nhưng người nghe có thể mông lung và không biết nên hiểu theo nghĩa nào.
Thay vì đó, bạn nên nói: “Việc anh nói xấu sau lưng người khác không có ích chút nào, nó sẽ làm xấu đi hình ảnh của anh trong mắt những nhân viên khác. Từ giờ trở đi, nếu anh không thể nói điều gì tích cực giúp cho tinh thần làm việc của đồng nghiệp đi lên, anh có thể vui lòng đừng nói điều gì cả.”
Việc này sẽ giúp người nhân viên hiểu vấn đề bạn mong muốn và dễ dàng chấp nhận nó. Sau đó lái cuộc nói chuyện quay lại những kết quả mà bạn mong muốn.
- Cố gắng sử dụng cụm từ “chúng ta.”: Hướng vấn đề trở thành một đề tài mà mọi người đều quan tâm. Một nhà quản lý có thể bắt đầu bằng việc nói “Chúng ta có một vấn đề này” hoặc “Chúng ta cần thay đổi.” Điều quan trọng là giúp nhân viên nhận ra thái độ tiêu cực của họ mà không cần tới chỉ trích.
- Tránh sử dụng quá nhiều ngôi thứ hai: Việc đổ mọi trách nhiệm cho nhân viên là điểm chết của cuộc thảo luận. Sử dụng liên tục ngôi thứ hai,ví như “Anh có thái độ tiêu cực và mọi người đều biết điều đó” là một vé dẫn tới sự xung đột. Mấu chốt ở đây là, không có vấn để gì với việc sử dụng ngôi thứ hai, nhưng sử dụng nó lặp đi lặp lại là một cách tiêu cực giết chết cuộc đối thoại.
- Tránh sử dụng “tuy nhiên” và “nhưng mà.”: Một số nhà quản lý tin rằng lãnh đạo bằng lời khen là cách dễ dàng hơn để xử lý vấn đề. Cuộc đối thoại kiểu đó sẽ bắt đầu bằng: “Anh đã làm việc rất tốt, nhưng…” và sau đó nhà quản lý sẽ hạ thấp dần lời khen.
Cách này thường làm người ta tức giận và khiến họ nghĩ rằng: “Sao ông ta không chỉ nói điều gì đó tốt đẹp và để đó như vậy thôi?”
Hãy cân nhắc thay thế “tuy nhiên” hay “nhưng” bằng sử dụng từ “và”. Cuộc đối thoại sẽ trôi qua nhẹ nhàng hơn, ví dụ như: “ Tôi ghi nhận là anh đang làm việc rất tốt, và anh nên phát huy cả ...như vậy sẽ rất có ích cho ...
Đừng cảm thấy rằng bạn cần phải lấp đầy sự im lặng: Trong một tình huống căng thẳng, bạn có thể cố gắng lấp đầy mọi khoảng trống trong cuộc đối thoại. Đừng làm vậy! Hãy cứ giữ im lặng khi có một phút giây lắng xuống. Hãy buộc người đối diện lấp đầy khoảng trống đó.
Chỉ bằng cách giữ im lặng, người quản lý có thể nhận được một lượng đáng ngạc nhiên thông tin mà thậm chí không cần đặt câu hỏi.
Bức Thư Thứ 5: Tạo Môi Trường Làm Việc Và Thúc Đẩy Nhân Viên
Việc tạo động lực cho nhân viên thường xuyên có tác dụng làm tươi mới năng lượng, tạo ra thái độ làm việc tích cực, hăng say, cho ra kết quả cao trong công việc. Bạn muốn nhân viên của mình vui vẻ, năng động, và làm việc hiệu quả? Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tạo động lực làm việc cho nhân viên hiệu quả nhất?
➡️Phương pháp:
- Hãy trả một mức lương mà các nhân viên cảm thấy hợp lý: Kể cả lương cho các công việc ngoài giờ, hãy giữ cho việc trả lương, thưởng luôn đúng kỳ hạn là tốt nhất. Nên có các khoản tiền thưởng được quy định rõ ràng nhằm khích lên nhân viên phấn đấu và bạn cần thực hiện nó nghiêm túc . Điều này sẽ buộc nhân viên phấn đấu để đạt được các mục tiêu mà bạn đã vạch ra.
- Gần gũi với nhân viên: Trao đổi thông tin qua lại để bạn và nhân viên hiểu nhau hơn.
- Tổ chức các buổi họp, chia sẻ ngắn: Nội dung động viên khích lệ, khen thưởng cá nhân, ghi nhận thành tích.
- Kích thích nhân viên đưa ra ý kiến, ý tưởng đổi mới - sáng tạo: Nên có các phần thưởng cho những ý kiến hay, ý tưởng tốt mang lại hiệu quả kinh doanh hoặc lợi ích cho công ty.
- Tổ chức các hoạt động tập thể: Liên hoan, dã ngoại, trò chơi, từ thiện ...
- Tạo cơ hội cho nhân viên được phát triển bản thân bằng các khóa học chất lượng: Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí thì các khóa học trực tuyến là tối ưu nhất, bạn có thể mua nó 1 lần cho nhiều nhân viên học tập và nghiên cứu lâu dài.
- Làm giàu công việc bằng cách nêu bật ý nghĩa quan trọng trong từng vị trí mà nhân viên đang nắm giữ: Như vậy nhân viên của bạn sẽ thấy họ có ý nghĩa nhiều hơn trong công ty. Dù thế nào, bạn cũng nên thường xuyên nói với họ rằng “họ là người rất quan trọng, vị trí của họ rất quan trọng”.
- Hãy tin tưởng và giao phó công việc cho nhân viên: Đừng tỏ ra dò xét nhưng cần phải giúp nhân viên hiểu rõ công việc được giao và phương pháp để hoàn thành đúng tiến độ. Bạn cần theo sát nhân viên và hỗ trợ họ hoàn thành nhưng không có nghĩa là xen vào công việc của họ.
- Khuyến khích làm việc nhóm: Hầu hết các dự án bạn hoàn thành sẽ yêu cầu đầu vào từ một số nhân viên trong tổ chức của bạn. Khuyến khích các nhân viên làm việc như một nhóm chứ không phải là một nhóm các cá nhân để hoàn thành dự án. Cách dễ nhất để làm điều này là lập một cuộc họp ban đầu, giới thiệu họ như một đội, và cung cấp cho họ đủ quyền tự chủ để họ hoạt động như một nhóm.
Chúc các bạn áp dụng hiệu quả!
-------------------
Bùi Văn Hùng.
- Đôi khi nó được tạo ra do người quản lý một thời gian dài ít quan tâm, lắng nghe nhân viên, ngược lại họ luôn áp đặt công việc biến nhân viên trở thành những cỗ máy.
- Đôi khi nó xuất phát từ sự bất mãn của nhân viên khi mà họ không bao giờ được ghi nhận, ngược lại thì chỉ được nghe phê bình và trì trích hoặc bị giao quá nhiều việc chồng chéo lên nhau.
- Đôi khi do năng lực giải quyết công việc của nhân viên quá yếu kém, bị stress thường xuyên, không nhận thức được đúng vai trò của mình hoặc bị đặt sai chỗ ngay từ đầu.
- Nhiều nhân viên tỏ ra tiêu cực khi vỡ mộng về ảo ảnh môi trường làm việc cũng như các chế độ mà nhà tuyển dụng vẽ ra lúc đầu.
- Một số khác khi không được đáp ứng các nhu cầu chủ đạo mà họ coi trọng cũng sẽ xảy ra tình trạng tiêu cực.
Bức Thư Thứ 3: KHI LÃNH ĐẠO NÓI NHÂN VIÊN KHÔNG HIỂU, KHÔNG NGHE,KHÔNG LÀM. PHẢI LÀM SAO?
Thông thường nhu cầu của nhân viên được chia làm 4 nhóm chính:
+ Nhóm mong muốn được yêu thương,
+ Nhóm mong muốn kiếm được nhiều tiền,
+ Nhóm mong muốn được ghi nhận thành tích, được tôn trọng,
+ Nhóm mong muốn được thăng tiến lên các chức vụ cao hơn.
Với những nhân viên này, chúng ta sẽ phải xử lý ra sao?
Dưới đây là một số chiến lược nhằm giúp các nhà quản lý xóa bỏ môi trường tiêu cực:
1.Trước tiên hãy xác định họ là ai, năng lực thế nào?
a.Nếu những nhân viên này thuộc diện yếu kém, khó cải tạo thì nên tìm cách sa thải. Các công ty của Nhật thường sử dụng biện pháp cắt giảm 5% các nhân viên yếu kém theo định kỳ 6 tháng để loại bỏ những nhân viên dạng này.b.Nếu những nhân viên này có năng lực và có thể cải tạo, trước tiên bạn hãy tìm cách tương tác thường xuyên để thấu hiểu họ hơn và có biện pháp cải tạo phù hợp :
- Lưu ý: Khi góp ý, phê bình hãy đối diện 1-1, khi ghi nhận ngợi khen hãy làm trước tập thể.
2.Nguyên tắc thảo luận:
- Khi thảo luận, hãy cụ thể về thứ bạn muốn: Không nên sử dụng những khái niệm chung chung sẽ là sai lầm khi thảo luận về một hành vi cụ thể.
Ví dụ: cách diễn đạt “Tôi không thích thái độ của anh. Tôi muốn anh thay đổi nó.”. Cách nói này khá an toàn, nhưng người nghe có thể mông lung và không biết nên hiểu theo nghĩa nào.
Thay vì đó, bạn nên nói: “Việc anh nói xấu sau lưng người khác không có ích chút nào, nó sẽ làm xấu đi hình ảnh của anh trong mắt những nhân viên khác. Từ giờ trở đi, nếu anh không thể nói điều gì tích cực giúp cho tinh thần làm việc của đồng nghiệp đi lên, anh có thể vui lòng đừng nói điều gì cả.”
Việc này sẽ giúp người nhân viên hiểu vấn đề bạn mong muốn và dễ dàng chấp nhận nó. Sau đó lái cuộc nói chuyện quay lại những kết quả mà bạn mong muốn.
- Cố gắng sử dụng cụm từ “chúng ta.”: Hướng vấn đề trở thành một đề tài mà mọi người đều quan tâm. Một nhà quản lý có thể bắt đầu bằng việc nói “Chúng ta có một vấn đề này” hoặc “Chúng ta cần thay đổi.” Điều quan trọng là giúp nhân viên nhận ra thái độ tiêu cực của họ mà không cần tới chỉ trích.
- Tránh sử dụng quá nhiều ngôi thứ hai: Việc đổ mọi trách nhiệm cho nhân viên là điểm chết của cuộc thảo luận. Sử dụng liên tục ngôi thứ hai,ví như “Anh có thái độ tiêu cực và mọi người đều biết điều đó” là một vé dẫn tới sự xung đột. Mấu chốt ở đây là, không có vấn để gì với việc sử dụng ngôi thứ hai, nhưng sử dụng nó lặp đi lặp lại là một cách tiêu cực giết chết cuộc đối thoại.
- Tránh sử dụng “tuy nhiên” và “nhưng mà.”: Một số nhà quản lý tin rằng lãnh đạo bằng lời khen là cách dễ dàng hơn để xử lý vấn đề. Cuộc đối thoại kiểu đó sẽ bắt đầu bằng: “Anh đã làm việc rất tốt, nhưng…” và sau đó nhà quản lý sẽ hạ thấp dần lời khen.
Cách này thường làm người ta tức giận và khiến họ nghĩ rằng: “Sao ông ta không chỉ nói điều gì đó tốt đẹp và để đó như vậy thôi?”
Hãy cân nhắc thay thế “tuy nhiên” hay “nhưng” bằng sử dụng từ “và”. Cuộc đối thoại sẽ trôi qua nhẹ nhàng hơn, ví dụ như: “ Tôi ghi nhận là anh đang làm việc rất tốt, và anh nên phát huy cả ...như vậy sẽ rất có ích cho ...
Đừng cảm thấy rằng bạn cần phải lấp đầy sự im lặng: Trong một tình huống căng thẳng, bạn có thể cố gắng lấp đầy mọi khoảng trống trong cuộc đối thoại. Đừng làm vậy! Hãy cứ giữ im lặng khi có một phút giây lắng xuống. Hãy buộc người đối diện lấp đầy khoảng trống đó.
Chỉ bằng cách giữ im lặng, người quản lý có thể nhận được một lượng đáng ngạc nhiên thông tin mà thậm chí không cần đặt câu hỏi.
Bức Thư Thứ 5: Tạo Môi Trường Làm Việc Và Thúc Đẩy Nhân Viên
3.Thường xuyên tạo động lực cho nhân viên:
Việc tạo động lực cho nhân viên thường xuyên có tác dụng làm tươi mới năng lượng, tạo ra thái độ làm việc tích cực, hăng say, cho ra kết quả cao trong công việc. Bạn muốn nhân viên của mình vui vẻ, năng động, và làm việc hiệu quả? Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tạo động lực làm việc cho nhân viên hiệu quả nhất?
➡️Phương pháp:
- Hãy trả một mức lương mà các nhân viên cảm thấy hợp lý: Kể cả lương cho các công việc ngoài giờ, hãy giữ cho việc trả lương, thưởng luôn đúng kỳ hạn là tốt nhất. Nên có các khoản tiền thưởng được quy định rõ ràng nhằm khích lên nhân viên phấn đấu và bạn cần thực hiện nó nghiêm túc . Điều này sẽ buộc nhân viên phấn đấu để đạt được các mục tiêu mà bạn đã vạch ra.
- Gần gũi với nhân viên: Trao đổi thông tin qua lại để bạn và nhân viên hiểu nhau hơn.
- Tổ chức các buổi họp, chia sẻ ngắn: Nội dung động viên khích lệ, khen thưởng cá nhân, ghi nhận thành tích.
- Kích thích nhân viên đưa ra ý kiến, ý tưởng đổi mới - sáng tạo: Nên có các phần thưởng cho những ý kiến hay, ý tưởng tốt mang lại hiệu quả kinh doanh hoặc lợi ích cho công ty.
- Tổ chức các hoạt động tập thể: Liên hoan, dã ngoại, trò chơi, từ thiện ...
- Tạo cơ hội cho nhân viên được phát triển bản thân bằng các khóa học chất lượng: Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí thì các khóa học trực tuyến là tối ưu nhất, bạn có thể mua nó 1 lần cho nhiều nhân viên học tập và nghiên cứu lâu dài.
- Làm giàu công việc bằng cách nêu bật ý nghĩa quan trọng trong từng vị trí mà nhân viên đang nắm giữ: Như vậy nhân viên của bạn sẽ thấy họ có ý nghĩa nhiều hơn trong công ty. Dù thế nào, bạn cũng nên thường xuyên nói với họ rằng “họ là người rất quan trọng, vị trí của họ rất quan trọng”.
- Hãy tin tưởng và giao phó công việc cho nhân viên: Đừng tỏ ra dò xét nhưng cần phải giúp nhân viên hiểu rõ công việc được giao và phương pháp để hoàn thành đúng tiến độ. Bạn cần theo sát nhân viên và hỗ trợ họ hoàn thành nhưng không có nghĩa là xen vào công việc của họ.
- Khuyến khích làm việc nhóm: Hầu hết các dự án bạn hoàn thành sẽ yêu cầu đầu vào từ một số nhân viên trong tổ chức của bạn. Khuyến khích các nhân viên làm việc như một nhóm chứ không phải là một nhóm các cá nhân để hoàn thành dự án. Cách dễ nhất để làm điều này là lập một cuộc họp ban đầu, giới thiệu họ như một đội, và cung cấp cho họ đủ quyền tự chủ để họ hoạt động như một nhóm.
Chúc các bạn áp dụng hiệu quả!
-------------------
Bùi Văn Hùng.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét