Bức Thư Thứ 5: Tạo Môi Trường Làm Việc Và Thúc Đẩy Nhân Viên

Bạn thân mến!

Chắc hẳn giờ đây bạn đã nắm trong tay bí kíp tuyển dụng nhân tài qua bức thư số 4, vậy tiếp theo đó bạn sẽ làm gì?

Đây là vấn đề mà các nhà quản lý hay lúng túng sau khi tuyển dụng. Nếu bạn đã có nhân viên tốt mà không biết phải làm gì để phát huy năng lực của họ thì có khác gì kìm hãm hoặc biến họ thành nhân viên yếu kém. Sau đây sẽ là cách mà bạn cần phải sử dụng để phát huy tối đa năng lực của nhân viên:

1. Tạo ra không khí làm việc ngay từ ngày đầu:

- Để nhân viên không bị lạc lõng và giảm tinh thần khi bước vào môi trường mới, ngay từ ngày đầu bạn nên trao đổi rồi giao việc cho họ. Bạn có thể bắt đầu từ những việc đơn giản, hãy theo sát và giúp họ hiểu công việc trước khi bắt tay vào thực hiện.  

- Trong tháng đầu, bạn hãy bàn giao từng việc cho nhân viên mới cho đến khi hoàn thành. Thời gian này, bạn cần phải kiên nhẫn dẫn dắt để họ làm quen với công việc và môi trường, không nên dồn tất cả công việc của nhân viên cũ cho nhân viên mới ngay lúc đầu.

2. Hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc:

- Khi bạn theo sát nhân viên mới, hãy chú ý đánh giá kết quả làm việc của họ kịp thời. Nếu làm tốt, bạn cần phải khen ngợi động viên ngay, bước này sẽ giúp nhân viên tăng năng lượng làm việc, tạo ra cảm giác thoải mái, tự tin và yêu công việc hơn. Nếu chẳng may làm chưa tốt, bạn hãy hướng dẫn lại cụ thể, đừng để kết quả xấu đi quá xa sẽ khiến nhân viên sợ hãi, mất niềm tin cũng như cảm hứng trong công việc.

- Khi giao việc, cần rõ ràng các vấn đề sau: mục tiêu đạt được, tiêu chuẩn hoàn thành, thời hạn hoàn thành. Hơn nữa, bạn cần chắc chắn là nhân viên đã nắm được các vấn đề này bằng cách yêu cầu họ lặp lại những gì bạn đã nói, nếu có sai sót thì đó chính là lúc cần sửa ngay.

- Bạn cũng cần nêu rõ quan điểm và các tiêu chuẩn mà bạn sẽ sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành của nhân viên.

DISC - Thấu hiểu bản thân - Xây dựng đội nhóm thành công

3. Khi đánh giá hãy suy xét cẩn thận:

Đánh giá nhân viên hay kết quả công việc của họ đều rất quan trọng, bạn cần trao đổi riêng với từng nhân viên. Khi bạn có những nhận xét, góp ý cụ thể nhân viên sẽ thấy họ được quan tâm. Nhiều quản lý chỉ xem xét rồi đánh giá qua loa, hoặc không có góp ý cụ thể nào, điều này có thể khiến nhân viên thấy bị bỏ rơi, lạc lõng, mất phương hướng... 

Một số nguyên tắc bạn cần lưu ý:

- Không đưa cảm xúc vào công việc, hãy giữ trạng thái thoải mái khi trao đổi với nhân viên.

- Không phán xét khi chưa hiểu rõ vấn đề.

- Giúp nhân viên tháo gỡ khó khăn, cùng họ đưa ra giải pháp .

- Khen ngợi trước tập thể, phê bình chỉ 1-1 thôi.

4. Tạo ra môi trường làm việc lý tưởng:

Còn gì tuyệt vời hơn khi bạn có một đội ngũ nhân viên tốt và một môi trường tốt. Đây là lúc bạn cần phải bắt tay vào tạo dựng môi trường làm việc lý tưởng. Môi trường lý tưởng là gì? Đó là môi trường:

- Các nhân viên hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

- Các đội nhóm đoàn kết để làm việc việc quả.

- Có ghi nhận thành tích và các quy định về tưởng thưởng xứng đáng. Không trì trích các lỗi lầm mà nhân viên phạm phải, hãy khuyến khích nhân viên tìm ra giải pháp khắc phục và rút kinh nghiệm cho những lỗi lầm đó.

- Các nhân viên luôn được động viên, khích lệ kịp thời.

- Cho phép nhân viên sai lầm ở một mức độ nào đó với những sáng tạo của họ.

- Có uy tín, có sản phẩm tốt, dịch vụ tốt.

- Có các hoạt động giao lưu nội bộ, học hỏi lẫn nhau và hoạt động xã hội ý nghĩa.

- Luôn hỗ trợ nhân viên khi cần thiết.

Lãnh đạo truyền cảm hứng

5. Người lãnh đạo cần biết chia sẻ trách nhiệm quản lý:

Lãnh đạo giỏi không bao giờ là người ôm hết công việc về mình, họ luôn biết cách tìm kiếm các nhân viên có năng lực để giao phó. Điều này giúp giảm tải công việc, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên, làm cho họ thấy mình trở lên quan trọng và có thêm động lực để phấn đấu. Vậy bạn sẽ làm gì để thực hiện việc này?

- Cùng nhân viên xây dựng ý tưởng, lập kế hoạch, mục tiêu cho công việc.

- Cùng thảo luận để đưa ra các giải pháp tối ưu hiệu quả công việc.

- Thường xuyên tổ chức các buổi họp để tập hợp các ý kiến đóng góp tốt, đồng thời phát hiện các nhân tài có thể ủy thác công việc.

- Khuyến khích nhân viên đánh giá về công việc mà bản thân đã thực hiện và đóng góp ý kiến cho những hoạt động kinh doanh chung của công ty.

-  Lập ra quỹ thưởng cho các sáng kiến đóng góp mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh.

6. Làm cho nhân viên thấy mình quan trọng:

Một trong những động lực lớn để nhân viên tích cực làm việc đó là khi họ thấy mình thực sự có vai trò quan trọng trong tổ chức. Vậy làm thế nào để nhân viên thấy mình quan trọng?

- Là lãnh đạo, bạn nên biết cảm ơn nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc, đừng xem điều đó là nghiễm nhiên.

- Trân trọng và đánh giá cao những ý tưởng mà nhân viên cống hiến cho công ty, dù nó là các ý tưởng nhỏ.

- Ghi nhận các thành tích nhân viên đạt được từ nhỏ đến lớn, nhiều nhà quản lý thường góp nhiều thành tích lại thưởng một lần hoặc chỉ thưởng các thành tích lớn, điều này không đúng. Nếu nhân viên không được ghi nhận từ những thành tích nhỏ thì họ khó có động lực để đạt được những thành tích lớn hơn, những khen ngợi đúng lúc nào cũng có tác dụng như “nắng hạn gặp mưa”, đừng giả tạo hay quá lố là được.

- Luôn biết lắng nghe nhân viên, đừng áp đặt. Đa phần nhân viên ít chia sẻ với những nhà quản lý có tính áp đặt công việc, kể cả những khó khăn mang tính chất cản trở công việc. Vì vậy nếu bạn lắng nghe nhân viên, bạn sẽ luôn giao việc đúng người và hỗ trợ đúng lúc. Điều đó giúp guồng máy của bạn vận hành trơn tru, nhân viên sẽ tích cực cống hiến, doanh nghiệp sẽ phát triển mạnh.

7. Làm giàu công việc:

Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 55% nhân viên nói lý do số một yêu thích công ty của họ là công việc thú vị và đầy thử thách. Nếu bạn muốn nhân viên của bạn yêu bạn, hãy làm cho công việc của họ thú vị hơn. Bạn có thể áp dụng những phương pháp sau:

- Đặt tên ý nghĩa cho từng bộ phận:

VD: BP kế toán: quả tim của doanh nghiệp - an ninh tài chính, BP bán hàng: hơi thở của doanh nghiệp, BP giao hàng: cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp,...

- Đặt tên tiếng anh: Bán hàng: Saler, Giao hàng: Shipper ...

- Đôi khi gia tăng độ khó của công việc: tăng chỉ tiêu, tăng doanh thu...

- Tổ chức các cuộc thi giữa các đội nhóm, giữa các nhân viên lấy mục tiêu doanh thu làm đích.

- Truyền thông nội bộ, nêu bật ý nghĩa giá trị mà sản phẩm của công ty bạn mang lại cho cộng đồng, gắn ý nghĩa giá trị  nhân viên của bạn vào đó.

- Xây dựng chính sách phúc lợi giàu ý nghĩa, gắn nó với người thân, gia đình của nhân viên:

VD: một số công ty mua bảo hiểm nhân thọ cho cha mẹ nhân viên khi họ cống hiến từ 1 năm trở lên, một số khác thì tổ chức du lịch cho cả gia đình nhân viên, người thân mua hàng được ưu đãi...

Hãy chia sẻ bài viết này cho những người cần hỗ trợ giống bạn nhé!
-----------------

Bùi Văn Hùng.